はじめに
ADHD（注意欠如・多動症）の特性を持つ社員が書類や貸与物品を紛失してしまうのは、以下のような特性に基づいています。
ADHDの特性と紛失の原因
1. 注意の持続の難しさ（不注意）
ADHDの人は、物事に集中するのが難しく、必要な情報や物を見落としやすい傾向があります。例えば、書類を置いた場所を記憶する際、注意が散漫になり記憶に定着しないことがあります。
2. 実行機能の障害
実行機能とは、計画を立てたり、整理したり、物を追跡したりする能力です。ADHDの人はこの能力が弱いため、物品や情報の整理が苦手で、どこに何があるかを把握しづらいことがあります。
3. 衝動性
衝動的に行動するため、物を一時的に適当な場所に置いてしまい、後でどこに置いたか忘れることがあります。
4. 短期記憶の弱さ
ADHDの人は短期記憶が弱いため、最近行った行動や配置した物の場所をすぐに忘れることが多いです。
紛失した社員への教育方法
1. ADHD特性に対する理解の共有
ADHDの特性を科学的に説明し、社員自身に自己理解を促す。これにより、本人が「怠惰」ではなく「特性」による問題であると認識でき、自己改善へのモチベーションが高まります。
2. 具体的な改善方法の指導
• 行動のルーチン化: 書類や物品の置き場を決め、それを徹底する習慣を作る。
• 視覚的な整理: 色分けやラベル付けをして、物を見つけやすくする方法を教える。
3. 失敗を責めずにサポート
紛失が起きた際には「なぜ起きたのか」を冷静に振り返り、改善策を一緒に考える姿勢を持つ。
紛失防止のための対策
会社側の対策
1. 物品管理システムの導入
• 書類や貸与物品にタグやバーコードを付け、電子的に追跡可能にする。
• 紛失防止アプリを導入し、場所を記録できる仕組みを提供。
2. 明確な保管ルールの設定
• 必要な書類や物品の保管場所を指定し、社員全員に周知。
• 使用後すぐに戻すルールを設定する。
3. 整理整頓の環境提供
• 個人のデスクやロッカーを整理しやすいように、収納ツールやスペースを整備。
• ADHD特性に配慮したシンプルな作業環境を提供。
社員本人の対策
1. デジタル化の活用
紙の書類をスキャンして電子化し、クラウドに保管することで物理的な紛失を防ぐ。
2. ツールの活用
• スマートタグ（例: TileやAirTag）を貸与物品や持ち物に付ける。
• リマインダーやTo-Doアプリで重要なことを記録。
3. 物の置き場を固定する
「必ずここに置く」というルールを自分で作り、癖付ける。
事例
成功事例1: 書類管理の改善
ある企業では、ADHDを持つ社員に専用のファイルボックスを提供し、書類ごとにラベル付けを徹底しました。さらに、チーム全体で書類を電子化し、物理的な書類の管理負担を軽減しました。その結果、紛失が大幅に減少しました。
成功事例2: 貸与物品の管理
別の会社では、社員全員にスマートタグを配布し、物品の管理を支援しました。また、紛失時にはすぐに追跡できる仕組みを導入し、物品回収率が向上しました。
結論
ADHDの特性によるミスは、本人だけでなく環境やシステムの工夫によって改善可能です。社員への教育とサポート、そして会社側の対策を組み合わせることで、問題を予防し、働きやすい環境を作ることができます。