はじめに
ADHD社員がタスクの抜け漏れを防ぐためには、本人の特性に合わせた自己管理方法と企業側からのサポート体制を両立させることが重要です。以下に具体的な対策と参考事例を示します。
本人ができる対策
1. タスク管理ツールの活用
• 具体策:
ADHD特性を補うためにデジタルツールを利用し、タスクの整理やリマインドを設定します。
• 推奨ツール:
• Googleカレンダー: タスクの締切やリマインダーを設定。
• TrelloやAsana: 視覚的にタスクの進捗を管理できるツール。
• Todoist: タスクをリスト形式で管理し、優先順位付けをサポート。
• 設定方法: タスクごとに「期限」「優先度」「所要時間」を記載。
2. 紙のメモとチェックリスト
• 具体策:
デジタルツールと合わせて、シンプルな紙のメモやホワイトボードを利用します。
• チェックリスト:
毎日のタスクを1枚の紙に箇条書きし、完了したらチェックを入れる。
• 視覚的なリマインダー: デスクや目につく場所に付箋を貼る。
3. 時間管理スキルの向上
• 具体策:
ADHDの社員は、時間感覚が薄れやすいため、「ポモドーロ・テクニック」など短時間で集中する方法を採用します。
• 例: 25分作業 → 5分休憩 → 25分作業を繰り返す。
企業の管理職ができるサポート
1. タスクの明確化
• 具体策:
指示を曖昧にせず、タスクを具体的に伝えます。
• 悪い例: 「適当に進めておいて」
• 良い例: 「〇〇までに、このリストを作成して、△△さんに共有してほしい。」
• ポイント:
• 必要に応じてメールやチャットで要点を記録に残す。
• 大きなタスクは細分化し、締切や優先順位を付ける。
2. 定期的な進捗確認
• 具体策:
抜け漏れを防ぐために、適度な頻度でタスクの進捗を確認します。
• 方法:
• デイリースタンドアップ: 毎朝5分程度でその日のタスクを確認。
• 週次ミーティング: 進捗状況と課題を共有し、サポートが必要な点を話し合う。
3. タスク可視化の仕組み
• 具体策:
チーム全体でタスクを可視化する仕組みを作り、個人の負担を軽減。
• 例:
• ホワイトボードにタスク進捗を書き込む。
• チーム用のプロジェクト管理ツールを利用。
4. リマインダーとフォローアップ
• 具体策:
社員が忘れないように、重要なタスクについてリマインドを行います。
• 方法:
• 締切前日にリマインドメールを送る。
• チャットツール（Slack, Teamsなど）で軽く声掛け。
本人と企業が協力できる取り組み
1. ワークフローの最適化
• 具体策:
業務プロセスを定型化し、タスクを自動的に進められるようにします。
• 例:
• 定期タスクをあらかじめカレンダーに登録。
• 定型的な資料作成はテンプレートを用意。
2. 優先順位の共有
• 具体策:
タスクが多すぎて混乱する場合は、優先順位を明確にします。
• 方法: 上司と一緒にタスクを整理し、「高」「中」「低」に分類。
3. 振り返りの実施
• 具体策:
定期的にタスク管理や進め方を振り返り、改善点を話し合います。
• 例: 月1回の1on1で「どの方法が効果的だったか」を確認。
参考事例
事例1: 新規開拓営業のタスク管理の成功例
• 背景:
ADHDの特性を持つ社員が、新規訪問のスケジュールやアポ確認を忘れることが頻発。
• 対策:
• 上司がGoogleカレンダーを共有し、訪問予定を事前に記録。
• リマインダー設定で、訪問1時間前に通知を受け取る仕組みを導入。
• 結果:
アポ漏れがゼロになり、訪問効率が向上。
事例2: データ入力業務の抜け漏れ防止
• 背景:
ADHDの社員が、データ入力の締切を忘れ、提出遅れが発生。
• 対策:
• Excelシートに進捗チェックリストを追加し、入力完了後にチェックを入れるルールを作成。
• 上司が週2回の進捗確認を実施。
• 結果:
ミスが減少し、納期が安定。
事例3: チーム全体でタスク可視化
• 背景:
ADHD特性を持つ社員が、複数のタスクに混乱していた。
• 対策:
• Trelloを導入し、全メンバーのタスク進捗を共有。
• 優先順位を全員で確認し、進捗に応じたフォローを実施。
• 結果:
タスク漏れが大幅に減り、社員の自己管理能力が向上。
まとめ
ADHD社員のタスク漏れを防ぐためには、タスク管理の仕組み化と周囲のサポートをバランスよく取り入れることが鍵です。ツールの活用や定期的な進捗確認、明確な優先順位設定を通じて、本人が負担なく仕事を進められる環境を整えることが大切です。また、成功事例を参考に、チーム全体で支援する体制を構築しましょう。